|
Yhdistyksemme
excursio Toimihenkilöarkistoon, yhteen Suomen monista arkistoista, pöllytti
tietämättömyyden pölyt osallistujien harteilta, arkistonjohtaja
Riitta Itälän mieleenpainuvan esityksen ansiosta. Arkisto alkoi
toimintansa Toimihenkilöarkistoyhdistys ry:n (jäseninä Akava ja
STTK) perustamana 1988. Noin 600 yhdistystä on jo sinne toimittanut
oman toimintansa tuloksena syntyneitä dokumentteja ja kuvia, tosin
tilanpuutteen vuoksi vain 20 vuotta vanhempia. Materiaalia voidaan
luvalla antaa tutkijoiden käytettäviksi paikanpäällä. Arkisto myös
kouluttaa ja neuvoo järjestöjä ja opintopiiriläisiä
arkistoasioissa (www.th-arkisto.fi). Kolme kandisisartamme,
”arkistopedot”, ovat käyttäneet jo reilun työviikon verran
yhdistyksemme materiaalin arkistointiin; klemmareita, niittejä,
muoveja, teippejä, tyhjiä sivuja ja pelkkiä kopioita pinosta
poistaen. Jos haluat säilyttää tietoa jälkipolville ja
tutkijoille, katso netistä sivu www.narc.fi,
josta löytyy luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja
menetelmistä eikä kauppakirjastasi tai todistuksestasi jää 50 v
kuluttua pelkästään todistajien allekirjoitus näkyviin.
Arkistoinnista
kiinnostuneille kuulijoille muutamat teesit jäivät elävästi
mieleen. ”Kaikkea kokouksessa käsiteltyä” ei arkistoida; ei
karjalanpiirakoita eikä kymmentä kopiota pöytäkirjaoriginaalista,
joka jo on arkistoitu muualle. Päätöspöytäkirjassa ei lue ”päätettiin
hyväksyä Mattilan ehdotus, liite 1”, ellei liite 1 ole mukana
alkuperäismateriaalissa. Entisaikojen pöytäkirjat ovat nykyisiä päätöspöytäkirjoja
paljon runsasmuotoisempia ja kuvailivat sekä kokouksen kulkua että
toimintaa elävämmin. Arkiston
mielenkiintoisimpia dokumentteja ovat myös yksittäisten
yhdistysaktiivien muistiinpanot yhdistystoiminnasta, kirjeet ja
valokuvat, joiden viimemainittujen takana on merkittynä tilaisuus, päiväys
ja kuvan esittämät henkilöt. Riitta Itälä totesikin, että ilman
kuvien selityksiä voi arkistoinnin suorittaa kahteen mappiin,
”yksinäiset” ja ”kaverin kanssa”, ellei entisten
yhdistysaktiivien muistelusiltaa järjestetä ajoissa. Lakisääteisesti
säilytettävistä talouspuolen papereista pidetään yleensä hyvää
huolta, mutta kannattaa muistaa, että yhdistyksen tai taloyhtiön
hallitus voi hyötyä arkistoistaan ongelmatilanteissa myöhemminkin.
Parasta on silti muistaa jako kolmenlaisiin papereihin; pysyvästi säilytettäviin,
määräaikaisesti säilytettäviin ja heti poisheitettäviin,
unohtamatta viimemainittua. Eräänkin liiton 16 metrinen arkisto
lyheni kaksimetriseksi oikean arkistoinnin ansiosta. Kaikkea ei
kannata kotonakaan arkistoida, sillä muualla arkistoitavat paperit,
artikkelit, lehdet voi kirjata viitteinä muistivihkoonsa ja pyytää
ao. taholta alkuperäinen nähtäväkseen tarpeen vaatiessa. Tilaisuus
tuotti kaikille paperinkerääjille ja artikkelihautausmaiden
hoitajille tehokasta oppia huumorin kera
|
