Hallituksen kokous 12.1.2009

Pöytäkirja1/2009
Hallituksen kokous
Aika	12.1.2009
Paikka	3i, Etelä Esplanadi 18, 8.krs, Helsinki
Läsnä	Ilkka Tiainen, puheenjohtaja Seija Fredriksson Outi Hirvilahti Juhani Kiesiläinen Kristiina Linnoinen Hannu Santti Ritva Örmälä
1. KOKOUKSEN AVAUS
	Yhdistyksen puheenjohtaja Ilkka Tiainen avasi kokouksen klo 17.15 sen jälkeen, kun ensin oli kohotettu kuohuva malja uudelle vuodelle sekä tämän hallituksen viimeiselle kokoontumiselle. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi.
2. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN
	Hyväksyttiin kokouksen esityslista.
3. EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA
	Hyväksyttiin pöytäkirja kokouksesta 2.12.2009.
4. TILINPÄÄTÖS 31.12.2008
	Käytiin läpi tilinpäätösaineisto liitetietoineen (LIITE 1 Tuloslaskelma ja LIITE 2 Tase) ja keskusteltiin tilinpäätöksestä. Todettiin, että Pretax Järvenpää Oy:n tekemään aineistoon ei ollut mitään huomauttamista. Hallitus allekirjoitti tilinpäätöksen.
	Todettiin, että tilinpäätös näyttää alijäämää 4495,54 euroa, joka lähinnä johtuu vuosijuhlan ennakoitua suuremmistä kuluista. Todettiin, että yhdistyksen rahasto-osuuksien markkina-arvot ovat laskeneet edellisestä vuodesta reippaasti, mutta osinkotuotto vain hieman.
	Keskusteltiin toimintakertomuksesta 2008 (LIITE 3) ja päätettiin esittää se hyväksyttäväksi vuosikokoukselle.
	Sovittiin, että sihteeri toimittaa tilinpäätösaineiston tilintarkastajille. Tilintarkastus on sovittu pidettäväksi 21.1.2009.
5. TOIMINTASUUNNITELMA JA BUDJETTI 2009
	Käsiteltiin toimintasuunnitelma (LIITE 4) ja budjetti (LIITE 5) vuodelle 2009 ja päätettiin esittää ne hyväksyttäviksi vuosikokoukselle. Todettiin, että budjetti on laadittu 1000 euroa alijäämäiseksi ja se perustuu 15:een euroon korotettavaan jäsenmaksuun.
6. VUOSIKOKOUS 7.2.2009
	Todettiin, että erovuoroisina hallituksen jäseninä ovat tänä vuonna Jarmo Rautiainen ja Ritva Örmälä. Sovittiin, että sihteeri varmistaa tilintarkastajien ja varatilintarkastajien halukkuuden olla käytettävissä tehtäviin myös tänä vuonna.
	Todettiin, että vuosikokouksessa jaetaan kaksi kantakanditodistusta: todistuksen saavat 1356 Markku Koskela ja 1355 Leea Lehtinen. Heille on lähetetty erityiset henkilökohtaiset kutsut juhlaan.
	Todettiin, että vuoden 2008 aikana yhdistykseen on liittynyt neljä uutta jäsentä, kuusi on eronnut ja 2 kuollut. Lisäksi jäsenrekisteriin on palautettu yksi sieltä vahingossa poispudonnut jäsen sekä poistettu 15 sellaista jäsentä, jotka eivät ole vuosiin maksaneet jäsenmaksuaan. Vuoden lopussa yhdistyksen jäsenmäärä oli 463.
	Muistutettiin puheenjohtajaa ottamaan mukaan puheenjohtajan nuija sekä Caduceus-sauva kokouksen ja juhlamenojen ohjaamista varten. Ritva Örmälä hoitaa kokousmateriaalin monistuksen.
7. VUOSIJUHLA 7.2.2009
	Ilmoittautuminen juhlaan on jälleen käynnistynyt reippaasti heti, kun tiedot saatiin kotisivuille. Päätettiin, että cateringfirma saa hoitaa juhlasalin koristelun edellisen vuoden tapaan. Kerhomestari vastaa totutusti boolimaljan- ja pikareiden kuljetuksesta sekä tarkistaa, saadaanko juhlahuoneiston ulko-ovelle laittaa ulkotulet. Sihteeri ja kerhomestari tekevät istumajärjestyksen. Narikkavahdiksi on lupautunut sihteerin poika ystävänsä kanssa. Juhlien valokuvaajaksi on lupautunut jäsenemme Arja Hyvärinen, mistä kiitoksena hänen illallismaksunsa päätettiin maksaa. Muilta osin juhlajärjestelyt ovat sujuneet rutiinilla.
8. YHDISTYKSEN TOIMINTA
	Jäsentiedote 2/2009 postitetaan jäsenistölle heti vuosikokouksen jälkeen ja se sisältää kevään ohjelman sekä jäsenmaksulaskun. Tiedotteessa muistutetaan myös sähköpostiosoitteiden tarpeellisuudesta tiedotuksen kannalta.
	Keskusteltiin tulevan toimintavuoden tapahtumista ja todettiin, että toimintasuunnitelmaan 2009 kirjattuja tilaisuuksia on jo valmisteltu seuraavasti: - vierailu Päivälehden museoon 5.3. klo 17 tutustumaan Palmuja ja valtateitä –otsikoituun näyttelyyn, joka kertoo Olavi Paavolaisen ja Tulenkantajien ajasta. Sanoma Oyj sponsoroi iltapalan. - vierailu Lihatukku Veijo Votkinille 21.4. klo 11. - kevätretki Hämeenlinnan seudulle (kartanovierailuja, Lepaan viini- ja puutarhatila sekä Tykistömuseo) 13.5. klo 11-21. - yritysvierailu Esperiin ja Tilkan senioritaloon siirtyy syksyyn, sillä rakennus ei valmistu aikataulussa vielä kevääksi.
9. VIINI- JA KULTTUURIMATKA ELSASSIIN
	Todettiin, että viinimatkan ohjelma on postitettu jäsenistölle tammikuun alussa vuosijuhlakutsun yhteydessä ja ilmoittautuminen alkaa 15.1. Matkatoimistolta saatiin uusi tarjous, jossa majoitutaan kahdeksi yöksi Colmariin. Tosin ryhmät majoittuvat eri hotelleissa. Matka on jo herättänyt kiinnostusta.
10. JÄSENISTÖ
	Todettiin uudestaan, että 1.1.2009 alkaen yhdistyksestä eroaa Tarja Mansikkamäki (1302). Nyt jäsenmäärä on 462.
11. MUUT ASIAT
	Todettiin, että yhdistyksen tilin saldo per 12.1.2009 oli 1420,15 euroa, joka riittää mainiosti kulujen kattamiseen ennen kuin uudet jäsenmaksut ja määräaikainen 5000 euron talletus tuloutuvat.
	Ritva Örmälä kiitti lämpimästi kaikkia miellyttävästä hallitustyöskentelystä hänen kautensa nyt loppuessa ja lupasi pysyä edelleen aktiivisena jäsenenä.
12. SEURAAVA KOKOUS
	Tulevan uuden hallituksen ensimmäinen kokous sovittiin pidettäväksi 2.3.2009 klo 17 ja paikkana on 3i, mikäli yrityksen tiloja ei ole vuokrattu muualle siihen mennessä.
13. VUOSIKOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
	Puheenjohtaja päätti tämän hallituskokoonpanon viimeisen kokouksen klo 19.20 kiittäen kaikkia hallituksen jäseniä ja erityisesti kerhomestaria ja sihteeriä erinomaisesta työskentelystä.
Pöytäkirjan vakuudeksi
	Ilkka Tiainen puheenjohtaja	Kristiina Linnoinen sihteeri

Pöytäkirja1/2009

Hallituksen kokous