Kauppatieteiden kandidaattiyhdistys ry

 Pöytäkirja 1/2004

Hallituksen kokous 

Aika

12. 1.2004  klo 17.00 

Paikka

3i Finland Oy, Mikonkatu 25, Helsinki

Läsnä

Matti Vanhanen, puheenjohtaja
Seija Etolin
Harri Keinonen
Leea Lehtinen
Kristiina Linnoinen
Hannu Santti
Leena Suviranta
Esko Tikka
Orvokki Willberg
Tapio Sipponen, asiantuntijana


1. KOKOUKSEN AVAUS

 

 Yhdistyksen puheenjohtaja Matti Vanhanen avasi kokouksen klo 17.15.


2. EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA
Hyväksyttiin pöytäkirja kokouksesta 3.11..2003.

3. TILINPÄÄTÖS 31.12.2003
Käytiin läpi tilinpäätösaineisto liitetietoineen (tuloslaskelma ja tase LIITTEET 1 ja 2). Päätettiin, että epäselvät jäsenmaksusaamiset poistetaan kirjanpidosta. Päätettiin yhdistää julkaisurahasto 134,54 euroa voittovaroihin.Todettiin, että yhdistyksen pankkitilin saldo per 31.12. 2003 oli 4.822,98 euroa.
Keskusteltiin toimintakertomuksesta vuodelta 2003 (LIITE 3) ja päätettiin esittää se hyväksyttäväksi vuosikokoukselle.
Sovittiin, että tilintarkastusta varten tarvittavat asiakirjat toimitetaan ensi tilassa puheenjohtajalle, joka hoitaa yhteyden tilintarkastajiin. Hallituksen jäsenet käyvät allekirjoittamassa tilinpäätöksen 3i:ssä.

4. TOIMINTASUUNNITELMA JA BUDJETTI 2004
Toimintasuunnitelma ja budjetti vuodelle 2004 (LIITTEET 4 ja 5) käytiin läpi ja päätettiin esittää hyväksyttäviksi vuosikokoukselle. Budjetti laadittiin 0 euron yli/alijäämäiseksi ja se perustuu edelleen 12 euron jäsenmaksuun edellisten toimintavuosien tapaan.

5 VUOSIKOKOUS 7.2.2004
Todettiin, että vuosikokouskutsu postitetaan jäsenistölle seuraavan jäsentiedotteen muodossa viikolla 3. Puheenjohtaja ja sihteeri hoitavat kutsuvieraiden kutsukirjeet sekä vuosikokousasiakirjojen kokoamisen ja monistamisen kokousta varten.

Todettiin, että erovuoroisia hallituksen jäseniä on tänä vuonna normaalin kahden sijasta kolme: Seija Etolin, Leena Suviranta ja Harri Keinonen. Uuteen hallitukseen on valittava yksi jäsen kahdeksi vuodeksi, jotta päästään takaisin sääntöjen mukaiseen tilanteeseen.

Todettiin, että yhdistykseen ei vuonna 1993 liittynyt uusia jäseniä, joten vuosikokouksessa ei jaeta kantakanditodistuksia. Päätettiin kuitenkin, että kutsutaan kandisisar Maikki Korhonen vastaanottamaan oma kanditodistuksensa, joka aikanaan jäi saamatta, mutta nyt on hänelle kirjoitettu.

Todettiin, että kuluneen vuoden aikana yhdistykseen on liittynyt neljä uutta jäsentä ja siitä on poistunut kuoleman vuoksi 19 ja eronnut 33 (LIITE 6).

6. VUOSIJUHLA 7.2.2004
Todettiin, että vuosijuhlajärjestelyt ovat  edenneet loistavasti ja noudattavat viime vuonna hyväksi havaittua kaavaa.  Cateringfirmaksi valittiin jälleen Ruokalähettiläs Oy. Professori Pertti Kettunen on lupautunut juhlapuhujaksi aiheenaan ”Liiketoimintaosaaminen – mitä se on ja onko sitä Suomessa?” Juhlatoimikunta kokoontuu vielä 23.1.2004 klo 12.00 käymään läpi järjestelyt. 

7. YHDISTYKSEN MUU TOIMINTA
Todettiin, että seuraavan jäsenkirjeen aiheina ovat vuosikokous- ja vuosijuhlakutsujen lisäksi kuulumiset viime syksyn tilaisuuksista sekä tieto yhdistyksen tilinpidon ja jäsenrekisterin eriyttämisestä.

Todettiin, että kevään yritysvierailua MTV:n uusiin liiketoimiin tutustumiseksi on pohjustettu ja se on saanut myönteisen vastaanoton. Samoin on valmisteltu kevätretkeä Loviisaan, Svartholman linnakkeelle ja Bongan linnaan taiteilija Riitta Nelimarkan vieraaksi hankkimalla tietoja kohteista.

8. TALOUSASIAT
 Kandiveli Tapio Sipponen alusti järjestelyistä, joita on tehty yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpidon, maksuliikenteen ja kirjanpidon uudelleen organisoimiseksi. Todettiin, että yhdistykselle on hankittu Jäseri-jäsenrekisteriohjelma Web-Mediat Oy:ltä hintaa 99 euroa ja siihen on siirretty yhdistyksen jäsenten osoitetiedot vanhasta reskontrarekisteristä. Jäsenrekisterin sijoittamista ulkopuolisen palvelukeskuksen itsenäiselle koneelle, josta useammat hallituksen jäsenet voivat sitä salasanojen avulla käyttää, pidettiin hyvänä vaihtoehtona. Rekisterin ylläpito on pääasiallisesti sihteerin tehtävä. Uudella jäsenrekisteriohjelmalla voidaan lähettää jäsenmaksulaskut viitepankkisiirtoina ja sillä voidaan helposti seurata jäsenmaksujen maksamista. Samoin ohjelmaan voidaan syöttää jäsenten sähköpostiosoitteet, jolloin jatkossa on mahdollista tästä yhdestä rekisteristä lähettää osa jäsenkirjeitä sähköpostitse. Lisäksi sinne voidaan tallentaa jäsenten ominaisuuksia (esim. hallituksen jäsen, kunniajäsen, yms), jolloin näitä ominaisuuksia voidaan käyttää poimintakriteereinä.

Päätettiin, että Tapio Sipponen konsultoi ja auttaa jäsenrekisterin käyntiinsaamisessa, kunnes se toimii moitteettomasti. Viitepankkisiirrot jäsenmaksuille 2004 täytyy pystyä tulostamaan uudesta rekisteristä viimeistään heti vuosikokouksen jälkeen, jolloin jäsenkirje 2/04 postitetaan.

Päätettiin, että yhdistyksen kirjanpidon hoito tilinpäätöksineen siirtyy Pretax Oy:lle. Päätettiin, että sopimus Erik Holmbergin ja Nya vägar Gruppin kanssa sekä Erik Holmbergin käyttöoikeus yhdistyksen tiliin (Nordea Senaatintori 157230-27359) päättyy 19.1.2004. Lisäksi päätettiin peruuttaa yhdistyksen tilin liittäminen Erik Holmbergin Solo-sopimukseen samasta päivämäärästä lukien.

Pretax Oy veloittaa kirjanpidosta 500 euroa + alv vuodessa, jolloin kirjaukset ja raportointi tehdään kerran kahdessa kuukaudessa erikseen sovittavina ajankohtina niin, että raportit palvelevat yhdistyksen hallituksen kokouksia. Raportit toimitetaan sähköpostitse hallituksen jäsenille.

Päätettiin, että kirjanpito kokonaisuudessaan tapahtuu maksuperusteisesti. Yhdistykselle on tehty oma soolosopimus, jolloin maksuliikennettä voidaan hoitaa hallituksen jäsenten sopimalla tavalla joko talousvastaavan tai sihteerin toimesta.

9. UUDET JÄSENET
Yhdistyksen jäsenyyttä on hakenut Pertti Kettunen (1378) , Hannu Niilekselä (1379) sekä Matti Hukka (1380). Päätettiin esittää vuosikokoukselle heidän hyväksymistään yhdistyksen jäseniksi.

10. MUUT ASIAT
Todettiin, että kandisisar Arja Saarinen perui eroilmoituksensa, kun väärin karhuttujen jäsenmaksujen sotku selvitettiin hänelle anteeksipyynnön kera.

11. SEURAAVA KOKOUS
Päätettiin, että seuraava kokous pidetään tiistaina 10.2.2004  klo 17.00 3i:ssä, Mikonkatu 25. 

12. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.10 kiittäen samalla hallitusta erittäin miellyttävästä yhteistyöstä  ja toivottamalla erovuoroisille hallituksen jäsenille hyvää jatkoa. Erityisesti kiitettiin Orvokki Willbergia, joka on aktiivisesti toiminut hallituksessa eri tehtävissä yhteensä seitsemän vuotta.

   

 

Pöytäkirjan vakuudeksi

Matti Vanhanen                                  Kristiina Linnoinen
puheenjohtaja                                 kokouksen sihteeri