Pöytäkirja 1/2003

Hallituksen kokous 

Aika

13.1.2003 klo 16.30

Paikka

3i Finland Oy, Mikonkatu 25, Helsinki

Läsnä

Matti Vanhanen, puheenjohtaja
Seija Etolin
Harri Keinonen
Kristiina Linnoinen
Hannu Santti
Leena Suviranta
Pirkko Tiainen
Orvokki Willberg

1. KOKOUKSEN AVAUS

Yhdistyksen puheenjohtaja Matti Vanhanen avasi kokouksen.

2. EDELLISTEN KOKOUSTEN PÖYTÄKIRJAT

Hyväksyttiin  edellisen kokouksen pöytäkirja.

3. TILINPÄÄTÖS 31.12.2002

Käytiin läpi tilinpäätösaineisto liitetietoineen. Todettiin, että vain 46 jäsenen jäsenmaksu on maksamatta. Keskusteltiin toimintakertomuksesta vuodelta 2002  ja päätettiin esittää se hyväksyttäväksi vuosikokoukselle.

4. TOIMINTASUUNNITELMA JA BUDJETTI 2003

Käytiin läpi toimintasuunnitelma sekä budjetti vuodelle 2003 ja päätettiin esittää ne hyväksyttäviksi yleiskokoukselle. Budjetti perustuu 12 euron jäsenmaksuun edellisen toimintavuoden tapaan.

5. VUOSIKOKOUS 8.2.2003

Päätettiin, että vuosikokouskutsu postitetaan jäsenistölle seuraavan jäsentiedotteen muodossa mahdollisimman pian.
     Todettiin, että erovuoroisia hallituksen jäseniä ovat Olli Routasuo ja Pirkko Tiainen.
     Kristiina Linnoinen selvittää mahdollisten vuosikokouksessa julistettavien kantakandien (vuonna 1992 liittyneet) olemassaolon yhdistyksen arkistosta ja Orvokki Willberg tekstauttaa tarvittavat kantakanditodistukset. Uusille kantakandeille lähetetään erillinen kutsu kokoukseen. Samalla päätettiin, että Maikki Korhoselle luovutetaan kantakanditodistus, jota hän ei jostain syystä ole aikanaan saanut.
     Todettiin, että kuluneen vuoden aikana yhdistykseen on liittynyt viisi uutta jäsentä ja siitä on poistunut kuoleman vuoksi yhdeksän sekä eronnut 25.

6. VUOSIJUHLA 8.2.2003

Todettiin, että vuosijuhlajärjestelyt ovat edenneet aikataulussaan. KY:ltä löytyy vuosikokouksen pitoon soveltuva paikka kellarikerholta, missä myös tervetuliaisbooli nautitaan. Illalliselle siirrytään kolmannen kerroksen kerhotiloihin.
     Päätettiin valita cateringfirmaksi Ruokalähettiläs Oy. He hoitavat tarjoilun lisäksi tilojen koristelun sekä pöytien järjestelemisen paikoilleen. Ovimiehiksi palkataan 2-3 opiskelijanuorukaista.
     Todettiin, että viimevuotinen orkesteri The Players on lupautunut jälleen esiintymään.
     Hyväksyttiin vuosijuhlan kustannusarvio ja päätettiin illalliskortin hinnaksi 55 euroa, mikä sisältää kandiboolin, ruokajuomat sekä kahvi+avec.  Ilmoittautuminen juhliin 31.1.2003 mennessä, jonka jälkeen cateringfirmalle vahvistetaan tilaus välittömästi.

7. YHDISTYKSEN MUU TOIMINTA

Todettiin, että matka Sinfonia Lahden konserttiin 21.11.2002 oli erittäin onnistunut, vaikka muutaman osallistujan myöstyminen sovitusta aikataulusta veikin suuren osan talon esittelykierrokseen varatusta ajasta. Mukana olleiden toivomus oli, että tämäntapaista toimintaa järjestettäisiin jatkossakin.
     Todettiin, että yhdistyksen jäsenrekisterin ajantasalle saattaminen on ollut koko syksyn mittainen laaja urakka. Tällä hetkellä yhdistyksessä on 528 jäsentä, joista 14 osoitetiedot puuttuvat. Niitä pyritään mahdollisuuksien mukaan vielä selvittämään.
     Päätettiin, että jäsenrekisteriin tulevat muutostiedot ohjataan jatkossa yhdistyksen sihteerille. Näin hallituksella pysyy paremmin tieto siitä, mitä jäsenistössä tapahtuu. Sihteeri huolehtii muutostiedot jäsenrekisteriin, jona toimii tilitoimiston reskontrarekisteri.
     Panostetaan edelleen sähköpostin ja kotisivujen mahdollisuuksiin tiedotuksen tehokkaana osana. Samoin pyritään hoitamaan  ilmoittautumiset yhdistyksen tapahtumiin sähköpostilla tai puhelimitse sihteerille. Päätettiin, että Econtact ei enää ota ilmoittautumisia vastaan.
     Todettiin, että seuraava jäsentiedote lähtee jäsenistölle viikolla 4. Tiedotteessa on lähinnä kutsu vuosikokoukseen ja –juhlaan ja ohjeet ilmoittautumisesta sekä kehoitus kotisivuihin tutustumisesta.
     Todettiin, että kevään yritysvierailua Ameriin on pohjustettu ja se on saanut positiivisen vastaanoton.
     Päätettiin varata alustavasti 30 lippua kevätretkeä varten Hämeenlinnan teatteriin Marlene-esitykseen lauantaina 5.4. joko klo 14 tai klo 19.
     Todettiin, että kandiveli Martti Helsilä on lupautunut järjestämään keväällä viiniaiheisen teemaillan.

8. TALOUSASIAT

Todettiin, että Econtactissa tapahtuneiden henkilömuutosten vuoksi saatetaan joutua organisoimaan yhdistyksen taloushallinto uudelleen.

9. UUDET JÄSENET

Päätettiin hyväksyä hakemuksesta yhdistyksen uudeksi jäseneksi KTK Hannu Viitanen, joka näin ollen on viides toimintavuonna liittynyt uusi jäsen.

10. MUUT ASIAT

Todettiin, että Kultasepänliike Widemark on osoittanut kiinnostusta kandisormuksen myymiseen Kultasepänliike T. Taavitsaisen lopetettua liiketoiminnan.

11. SEURAAVA KOKOUS

Päätettiin, että seuraava kokous pidetään tiistaina 25.2.2003 klo 17.00 3i:ssä.

12. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.30.

Pöytäkirjan vakuudeksi

Matti Vanhanen                              Kristiina Linnoinen   
puheenjohtaja                                 kokouksen sihteeri